Problemas y soluciones de contabilidad habituales

Quedarse sin liquidez es uno de los factores principales que llevan al fracaso de startups y pymes. No ser capaz de identificar y reducir los problemas de contabilidad podría marcar la diferencia entre una estrategia de salida favorable y desfavorable para fundadores y directores financieros.

Consulte estos 5 problemas y soluciones de contabilidad habituales para consolidar su plan estratégico y proteger su empresa de las recesiones económicas globales que se prevé que continúen durante 2023.

5 problemas de contabilidad a los que se enfrentan las startups y pymes en 2023

Las fintech están sorteando las consecuencias de un crecimiento aletargado, de los despidos de personal y de presupuestos de clientes más ajustados. Su plan estratégico para 2023 debe tener en cuenta cómo la situación económica actual puede afectar a sus flujos de ingresos, propiciar nuevas necesidades de los clientes y agudizar los desafíos de personal actuales.

Hemos analizado la encuesta anual del sector realizada por Accounting Today para elaborar este artículo sobre los 5 problemas de contabilidad más habituales en 2023 y su posible repercusión sobre las fintech.

Esperar demasiado para cambiar de método contable

Al principio, las startups suelen utilizar el método de contabilidad de caja. Las entradas y salidas de efectivo se registran en el mes en que se producen, independientemente de las fechas reales de facturación y de cuándo se hayan prestado los servicios.

Los contables le dirán que no siempre se cobra a tiempo y que la empresa no suele recibir los pagos en el mismo mes que se proporcionan los servicios.

A medida que los informes financieros adquieren más repercusión (como cuando los socios inversores de deuda y capital participan más estrechamente), la contabilidad de caja solo cubrirá algunos de sus requisitos de diligencia debida. Al cabo de poco tiempo, la mayoría de las empresas necesitarán adoptar la contabilidad de ejercicio, que registra las operaciones de facturación y servicios en el mes en el que se producen.

¿Por qué es relevante la transición hacia la contabilidad de ejercicio? Porque ofrece una perspectiva financiera de la empresa mucho más precisa.

Cuanto más se espere en llevar a cabo la transición, más cara resultará.

Reconocimiento inadecuado de ingresos

En una economía turbulenta, los fundadores y directores financieros están sometidos a una gran presión por parte de los inversores para demostrar que pueden capear el temporal. Al acelerar el reconocimiento de ingresos (lo que puede violar los PCGA), puede resultar más sencillo ocultar los problemas a la hora de presentar los informes de resultados financieros a los accionistas.

Consulte nuestro artículo sobre las funciones y responsabilidades del director financiero para obtener más información.

Sin los controles contables adecuados, las startups se exponen a tomar decisiones demasiado precipitadas manipulando las cuentas, lo que podría dar lugar a cometer infracciones normativas, tener consecuencias legales o incurrir en multas.

Equipos financieros y contables aislados 

La planificación y análisis financieros exigen acceder regularmente a datos financieros actualizados y precisos de la empresa, cuyo mantenimiento, en gran parte, recae sobre el equipo de contabilidad. Si los equipos financieros y contables funcionan de forma separada, su empresa no está aprovechando al máximo la capacidad intelectual de la que dispone.

Procesos y tecnología obsoletos

Los procesos y la tecnología obsoletos minan la energía de su personal y exponen a su empresa a riesgos innecesarios.

Si su equipo de contabilidad dedica la mayor parte de su tiempo a tareas administrativas, esta pérdida de eficiencia puede dar lugar a que se pasen por alto las tendencias financieras críticas, además de incrementar la posibilidad de que se produzcan errores.

Posteriormente, las oportunidades perdidas de mitigar estos problemas con antelación conllevan costes de oportunidad que podrían repercutir negativamente sobre la rentabilidad.

En un caso todavía peor, almacenar datos financieros en fuentes no cifradas, como hojas de cálculo, podría facilitar involuntariamente que los ciberdelincuentes roben datos confidenciales de la empresa.

Contratar los servicios de un experto contable

Si contrata los servicios de una empresa o experto externos para sus necesidades contables, es fundamental que sea consciente de que el perfil de contable seguirá siendo uno de los más demandados por las empresas en 2023. Por tanto, satisfacer las necesidades de los clientes sigue siendo un reto mayúsculo.

El desgaste profesional es un problema generalizado en todo el sector. Es habitual que las empresas de contabilidad sobrecarguen a sus trabajadores, en especial durante la temporada de impuestos.

Revise sus planes de dotación de personal para el año y tenga en cuenta la temporada de mayor trabajo de los contables (de enero a abril). Permita que sus expertos contables se centren en la dureza de la temporada de impuestos y dedique a otros proyectos los 8 meses restantes del año.

Si encuentra a un gran experto contable, manténgalo como si su empresa dependiera de él. Lo ideal sería trabajar con una empresa que pueda crecer con usted y asesorarle sobre las mejores estrategias fiscales para sus circunstancias, que serán cada vez más complejas.

Soluciones a los problemas de contabilidad habituales 

En comparación con el año pasado, reina un mayor optimismo entre los líderes empresariales de cara a 2023.

¿Qué medidas están tomando para afrontar el presente, y cómo puede aprender de su ejemplo para proteger su empresa de las pérdidas relacionadas con las recesiones actuales del mercado?

Piense en cómo pueden ayudar estas soluciones a gran escala a su startup o pyme a optimizar los procesos contables en 2023.

Sustituir los sistemas y procesos obsoletos

Este año, las empresas de contabilidad prevén gastar el 21 % de su presupuesto en tecnología. Al menos la mitad espera incrementar el gasto en tecnología más tarde en 2023.

La transformación digital puede ayudar a su equipo contable a trabajar de forma más eficaz, segura y con arreglo a la normativa en nombre de su empresa.

¿Qué papel debería jugar la tecnología en su departamento de contabilidad? Los objetivos deberían centrarse en automatizar los procesos repetitivos, las comunicaciones y la detección de infracciones.

Cuando la tecnología reduce estas cargas administrativas, los contables pueden dedicar más tiempo al valioso servicio de asesoramiento.

Su equipo de contabilidad debería poder colaborar de forma estrecha con el de planificación y análisis financieros, ya que juntos pueden generar información crítica sobre el rendimiento empresarial. Los resultados de su colaboración ayudarán a los directores financieros a identificar los problemas y tomar medidas para mitigarlos antes de que sea demasiado tarde.

Muchas de las plataformas de contabilidad y soluciones ERP que se encuentran disponibles actualmente cuentan con soluciones incorporadas para fomentar el cumplimiento de las normas y reglamentos, incluidos los PCGA. La migración desde los procesos contables manuales en hojas de cálculo hacia las plataformas basadas en la nube le ayudará a adoptar una postura preventiva y evitar actos de mala fe, como el reconocimiento inadecuado de ingresos.

Las inversiones estratégicas en tecnología también pueden reducir los riesgos en ciberseguridad. Las plataformas de contabilidad actuales adecuadas ofrecerán cifrado de extremo a extremo y soluciones de seguridad de datos, con el fin de proteger la información confidencial de la empresa y evitar el acceso no autorizado a las cuentas financieras.

Prevenir y combatir el desgaste profesional

Ignorar las necesidades de su personal de contabilidad actual supondría un descuido estratégico.

No es ningún secreto que el desgaste profesional está muy extendido en la profesión contable. Abordar las condiciones que conducen a este agotamiento debería mejorar los resultados de retención.

Piense en aplicar las siguientes medidas para apoyar el bienestar y la permanencia de su personal contable:

• Animar al equipo contable a pedir vacaciones cuando las necesiten;
• Crear planes de cobertura adecuados para la temporada de impuestos;
• Ampliar las prestaciones sanitarias financiadas por la empresa para cubrir la salud mental;
• Mejorar las políticas de la empresa que afectan directamente a la equidad en el entorno laboral y al bienestar de los empleados, como el permiso por nacimiento, las estructuras salariales transparentes, los programas de bonificaciones y las cotizaciones para la jubilación.