Automatización de la conciliación: la clave de las operaciones financieras fluidas

Un campo en el que la tecnología de la automatización puede ofrecer una ventaja competitiva real es en la gestión financiera, en concreto en el área de la automatización de la conciliación.

En el incierto entorno económico actual, los fundadores y directores financieros sufren cada vez más presión por parte de los inversores para tomar decisiones trascendentales sobre el futuro de su empresa.

Estas condiciones dan lugar a un problema nuevo al que se tienen que enfrentar los directores financieros: las expectativas de ofrecer información financiera actualizada en plazos cada vez más cortos.

El 53 % de los directivos financieros encuestados coinciden en que los directores financieros deben encontrar cómo equilibrar las responsabilidades tradicionales con las nuevas tareas.

Por tanto, estar a la altura de las nuevas exigencias de las partes financieras interesadas debería traducirse en una mejor toma de decisiones. Si los directivos de la empresa tienen acceso a unos estados financieros actualizados y fiables, podrán mantener una postura proactiva firme en un contexto turbulento del mercado.

La transformación digital del departamento financiero es el motor que impulsa la aceleración de los resultados del equipo. Automatizar la conciliación ayuda a que los directores financieros incrementen la precisión, reduzcan los riesgos y cuenten con la capacidad de mantener informadas a las partes interesadas con celeridad.

¿Qué es la automatización de la conciliación?

La automatización de la conciliación sustituye los procesos manuales basados en hojas de cálculo por procesos basados en softwares. Unifica el proceso de conciliación, acelera su ritmo y libera recursos.

Gran parte de la automatización de la conciliación es repetitiva, con procesos de entrada y salida sencillos y basados en reglas. Algunos proveedores de software están yendo más lejos con la tecnología, aprovechando los sistemas basados en IA para implementar sugerencias inteligentes a medida que esta aprende de los conjuntos de datos y de las acciones del usuario a lo largo del tiempo.

Ventajas de la automatización de la conciliación de cuentas

1. Una mayor precisión

El error humano es uno de los factores principales que hace que se dilaten los procesos de conciliación.

Automatizar la conciliación hace que ya no sea necesario examinar las hojas de cálculo línea por línea para encontrar qué cifra rompe la fórmula. Además de liberar a los equipos financieros de esta carga, garantiza al director financiero que las conciliaciones son precisas.

2. Un mejor control

¿Qué riesgos presentan los métodos de conciliación descentralizados en hojas de cálculo? Además de los posibles errores y la pérdida de tiempo, este enfoque hace que sea mucho más difícil ejercer un control sobre el acceso a información confidencial. En estas hojas de cálculo se encuentran integrados los salarios, primas y otros datos protegidos.

Centralizar la conciliación de cuentas en una plataforma aporta un mayor control al director financiero sobre quién puede y no acceder a los datos financieros de la empresa.

3. Una mayor seguridad

El software de conciliación ofrece una mayor seguridad frente a quienes intentan acceder, filtrar o sacar provecho de los datos financieros de la empresa de manera no autorizada.

4. Un incremento de la productividad

La automatización no sustituirá necesariamente a sus empleados, sino que ayudará a su equipo a llevar a cabo su trabajo de forma más eficiente.

Los equipos financieros invierten una media de al menos un tercio de su tiempo en conciliar las operaciones. Al reducir de forma importante el tiempo dedicado a estas conciliaciones que el software puede automatizar, pueden centrarse en abordar las situaciones límite o trabajar en proyectos que exijan una mayor capacidad intelectual.

5. Rapidez

Las herramientas automatizadas trabajan mejor en condiciones muy repetitivas y previsibles, por lo que automatizar la conciliación facilita que los equipos cierren las cuentas de forma más rápida.

Retos relacionados con la automatización de la conciliación

La transformación digital de los procesos financieros exige que los directores financieros demuestren su capacidad para gestionar los cambios. Oponer resistencia al cambio es un obstáculo habitual a la hora de integrar enfoques nuevos, incluso aunque los datos muestren de manera clara que estos mejorarían la productividad.

No obstante, los directores financieros que adoptan los cambios tecnológicos necesarios están mejor preparados para mantenerse al frente de un panorama cambiante y sus nuevas exigencias.

Por otra parte, añadir un gasto nuevo a la cuenta de resultados también puede plantear algunos problemas. Por tanto, eche cuentas: calcule las horas mensuales que se ahorran para determinar su ROI previsto.

Software de planificación de recursos empresariales y automatización de la conciliación

Los softwares de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) suelen incluir funciones de automatización de la conciliación como parte de un conjunto más amplio de prestaciones.

Los ERP permiten que las empresas integren datos financieros para automatizar las tareas relacionadas con la planificación y análisis financieros, como, por ejemplo, en materia de:

• Contabilidad
• Compras
• Conciliación
• Planificación financiera
• Previsiones
• Gestión de recursos
• Informes

Aspectos que debe tener en cuenta al escoger un proveedor

Los procesos de conciliación automatizados abordan tareas que consumen mucho tiempo, como la conciliación de transacciones y la agregación de datos para elaborar informes. Además de estas funciones fundamentales, los ERP y las plataformas de automatización de la conciliación ofrecen facilidades adicionales para simplificar los flujos de trabajo financieros.

Solución basada en la nube

Quizás no haga falta decirlo, pero la solución para automatizar la conciliación que escoja debería ser una plataforma basada en la nube que aproveche las mejores prácticas en materia de cifrado y seguridad.

Trabajar desde la nube permite que su proveedor actualice de forma sencilla el software, lo que puede mitigar los problemas relacionados con la seguridad de su empresa y ofrecerle funciones nuevas. Y lo más relevante, una solución basada en la nube permite que los empleados que trabajan en remoto sigan siendo productivos, independientemente de desde dónde lo hagan, al tiempo que garantiza que las actualizaciones de datos lleguen a todos los usuarios de la plataforma en tiempo real.

Múltiples fuentes de entrada

En el mejor de los casos, el software de automatización de la conciliación permitirá que los flujos de datos provengan de más de una fuente.

Por ejemplo, es posible que su empresa utilice distintas plataformas para registrar los gastos de los empleados, procesar las operaciones de ventas, planificar los recursos y generar informes financieros. Idealmente, su plataforma para automatizar la conciliación podrá desenvolverse en cada uno de estos sandboxes:

• Importando datos desde todas las fuentes relevantes, desde softwares hasta hojas de cálculo;
• Centralizándolos en una única fuente de datos;
• Exportando los datos en un software que facilite que los equipos de planificación y análisis financieros lleven a cabo su trabajo.

Identificación de infracciones

Los procesos automatizados funcionan según las reglas que usted establezca. Entre las opciones puede incluir la identificación de infracciones de las políticas, como, por ejemplo, cuando un equipo o usuario supera el umbral de gasto. También es posible incorporar indicadores de error al proceso de conciliación, como operaciones duplicadas, pagos excesivos y facturas pendientes.

Esta función ayuda a los interventores financieros a ejercer una mayor disciplina fiscal, identificar los actores problemáticos con antelación y centrar su atención en solucionar los errores.

Conversión de divisas

Las empresas que operan con distintas divisas pueden añadir otro nivel de complejidad a sus operaciones de conciliación. Algunas pueden decantarse por un software que se encargue de realizar las conversiones de divisas.

Utilizar esta función podría dar lugar a un incremento de las comisiones. Es posible que pueda obtener un tipo de cambio más favorable que con la oferta de conversión de divisas de la plataforma, por lo que no todas las empresas decidirán decantarse por esta opción.

Reglas basadas en las funciones y delegación

La gobernanza financiera se sustenta en la confidencialidad y la rendición de cuentas. Con un sistema basado en hojas de cálculo, el personal con acceso a información financiera debe ser relativamente reducido.

Algunas plataformas permiten otorgar un acceso personalizado y basado en la función desempeñada a los datos financieros confidenciales. Esto incrementa la cantidad de participantes en los procesos de conciliación, lo que permite que los directivos y gestores puedan delegar tareas de forma eficaz sin que esto plantee problemas de confidencialidad.

Informes automatizados en tiempo real

El acceso en tiempo real a información financiera precisa es la mayor ventaja que presentan los softwares para automatizar la conciliación.

Las API permiten que los datos de gastos conciliados fluyan desde una única fuente hacia su plataforma de informes en tiempo real. De este modo, los directores financieros siempre pueden contar con balances, flujos de caja, ingresos y cuentas de resultados completamente actualizados en caso de que los necesiten de forma urgente.

Esta preparación muestra que se tienen en cuenta los tiempos cambiantes y la evolución de las funciones del director financiero. Con unas mayores expectativas para demostrar a los accionistas el valor fuera del balance (al cuantificar las aportaciones al bien común, calcular las contribuciones del talento interno y otras tareas complejas), la transformación digital crea el espacio necesario para llevar a cabo nuevas iniciativas, permitiendo que los directores financieros incrementen más su valor.