¿Cuándo necesita a un controller financiero en su empresa? Guía para startups

Para los fundadores y directores financieros de algunas startups, delegar el trabajo contable en un controller financiero representa un momento clave para la empresa.

Esto se debe a que contratar a un controller es sinónimo de un crecimiento sostenido y progresivo. Además, su incorporación puede generar nuevas oportunidades para su organización.

El trabajo del controller financiero abarca todos los aspectos de la empresa, desde la estrategia fiscal y la gestión de los gastos, hasta los presupuestos de marketing, la contratación y el despido de personal, y otras funciones fundamentales. Sin embargo, ¿cuál es el momento adecuado para llevar a cabo esta contratación estratégica?

Si se pregunta cuándo será necesaria esta función en su startup en crecimiento, está en el lugar adecuado. En esta guía encontrará las preguntas que debe plantearse cuando empiece a pensar en buscar candidatos.

¿Qué es un controller financiero? 

Un controller financiero (o controlador financiero) desempeña un papel decisivo en el departamento de finanzas de una empresa, ya que es el responsable de encargarse de las tareas contables que hacen que la organización progrese en la dirección correcta.

Si un controlador financiero es bueno en su trabajo, puede esperar que muchos de los aspectos operativos de la empresa funcionen sin ningún problema: las nóminas se pagarán a tiempo, los impuestos se declararán correctamente, los presupuestos se conciliarán con precisión y los gastos se mantendrán bajo control.

¿Por qué necesita a un controller financiero?

El fundador debe priorizar la contratación de un controller financiero competente en cuanto el presupuesto de la empresa lo permita, ya que contar con uno que esté capacitado supone un activo fundamental para una startup.

Muchos de los controladores financieros que se encontrará en su búsqueda tendrán experiencia en la supervisión de personal para asistir a grandes startups y pymes (aunque las empresas deberían llevar a cabo esta contratación antes de llegar a alcanzar un tamaño importante).

Las organizaciones que acaban de empezar suelen optar por contratar a un controlador financiero para que se encargue de todo el trabajo contable, desde los impuestos hasta las nóminas.

Incluso aunque su startup esté formada por un equipo de menos de diez personas, esta función aportará un valor inmediato a su empresa. Los controllers financieros pueden encargarse de muchas de las tareas más complicadas aunque esenciales de la agenda del director financiero, como revisar las propuestas de gastos y los presupuestos para comprobar su viabilidad, o gestionar el flujo de caja para que la startup se mantenga en una posición fuerte.

¿Qué ventajas presenta contratar a un controller financiero? 

Estas son las seis ventajas principales de contratar a un controlador financiero:

1. Precisión: entregar conciliaciones y estados financieros que sean siempre exactos es una de las prioridades principales de este rol.
2. Acceso a los datos: el controlador puede ayudar a dirigir la empresa hacia las decisiones que tienen un mayor potencial para reforzar los resultados.
3. Relaciones sólidas: al garantizar que los pagos a proveedores, socios, empleados y contratistas son puntuales, el controlador establece relaciones de valor que benefician a su empresa.
4. Auditorías impecables: si cuenta con un departamento contable organizado y bien documentado, podrá superar las auditorías y procesos de diligencia debida sin problemas.
5. Cumplimiento de la legislación fiscal y laboral: mantenerse al tanto de la legislación fiscal y laboral es complicado, pero el controlador financiero garantiza que las nóminas, declaraciones de impuestos y retenciones sean precisas.
6. Mayor concentración: cuando usted, el director financiero o el general pueden desentenderse de los asuntos financieros, les queda tiempo para centrarse en sus responsabilidades más relevantes (como hacer que su empresa crezca).

Funciones y responsabilidades de un controller financiero 

La siguiente lista de responsabilidades puede ayudarle a definir concretamente cómo aportará valor el controller financiero a su empresa:

• Mantener registros financieros actualizados y fácilmente accesibles;
• Crear, administrar y conciliar los presupuestos de la empresa y los departamentos;
• Gestionar las cuentas por cobrar y por pagar, el libro mayor, el reconocimiento de ingresos y otras operaciones contables habituales;
• Supervisar el flujo de caja y preservar la liquidez;
• Colaborar con profesionales fiscales y contables para implementar estrategias fiscales conformes a la normativa;
• Generar informes y estados financieros mensuales para la dirección, accionistas, inversores y otras partes interesadas;
• Desarrollar procedimientos contables estándar para optimizar los procesos;
• Contratar y gestionar al personal contable.

Considere la posibilidad de consultar las descripciones de este puesto en LinkedIn para decidir cómo posicionar su oferta de empleo de controlador financiero. Comprender cómo enfocan esta contratación otras empresas en sectores similares le ayudará a insipirarse.

Mantenga las tareas y responsabilidades que necesite, y elimine las que no.

¿Cuándo es adecuado contratar a un controller financiero?

Al decidir cuándo es más adecuado incorporar a un controlador financiero, piense en los problemas principales que puede resolver alguien con este puesto y compárelo con la situación actual de su empresa en estas cuestiones.

Cuando la empresa crece rápidamente:

En términos generales, es probable que su startup esté en una trayectoria de crecimiento ascendente. Si está creciendo muy deprisa (por ejemplo, si no puede realizar contrataciones lo suficientemente rápido como para mantener el ritmo de la demanda), piense en la posibilidad de incorporar a un controller financiero cuanto antes.

Le ayudará a desarrollar e implementar sistemas sólidos y ampliables para tener el control de los retrasos contables. El controlador financiero también puede ayudarle a proteger su empresa de los errores sencillos con los que acaba incurriendo en gastos, como las declaraciones de impuestos erróneas, los gastos mal clasificados o las compras innecesarias.

Antes de que se retrase en la actualización de informes financieros:

Entre las propuestas a inversores, las reuniones del consejo de administración y las sesiones de planificación estratégica, los directores generales y financieros deben priorizar el mantener la información financiera de la empresa actualizada. Estos datos no solo deben estar a punto en los plazos clave, sino que siempre deben ser accesibles. Asimismo, esta información será cada vez más necesaria a medida que crezca la empresa.

La precisión de estas cifras también es crítica. Un controlador financiero implementará sistemas que garanticen esta precisión, que debería repercutir positivamente en la confianza de sus inversores.

Cuando se da cuenta de que el fraude presenta riesgos reales para su empresa:

Las hojas de cálculo son una herramienta versátil. Pero siendo uno de los máximos responsables de la empresa, puede convertirse en el objetivo de piratas informáticos y estafadores que quieran hacerse con activos y datos confidenciales.

En este caso, las hojas de cálculo ya no son adecuadas para conservar la información financiera relevante.

La gobernanza de datos es una de las principales preocupaciones de las startups. De usted depende que sus activos se mantengan a salvo. Un controller financiero con experiencia implementará las mejores prácticas posibles en materia de seguridad y privacidad de datos, lo que le aportará tranquilidad en cuanto a la continuidad de su empresa.

Antes de que su contable y director financiero se sientan totalmente desbordados:

El controller financiero permite que su contable fiscal y su director financiero progresen en sus roles.

En su función de enlace con el director financiero, proporciona un acceso constante a informes y estados financieros actualizados. Al eliminar las tareas cotidianas necesarias para mantener esta información, los directores financieros se liberan de esta carga y pueden centrarse en el trabajo de alto nivel relacionado con la estrategia financiera para el que fueron contratados.

El controlador financiero también desempeña una función de puente con el equipo de contabilidad, que debe seguir centrado en los sistemas y resultados fiscales y no en una planificación financiera más extensa de la empresa. El equipo de contabilidad tampoco debe ser el único que asesore a la organización sobre su estrategia fiscal, ya que el controlador tiene información directa del funcionamiento interno de la empresa y puede suponer una gran ayuda para los profesionales fiscales.

¿Qué debería buscar al contratar a su primer controller financiero?

Al contratar al primer controlador financiero de su startup, busque candidatos que cuenten con habilidades técnicas y experiencia en gestión. Probablemente también quiera tener a alguien que pueda aceptar la imprevisibilidad, y organizar y estructurar los sistemas existentes cuando asuma su nueva función.

Encontrar a un controller financiero con un nivel elevado de experiencia en el sector y en la creación de empresas es idóneo, aunque esto dependerá del salario y de las prestaciones que pueda ofrecerle.

Como mínimo, asegúrese de que está dispuesto a desarrollar soluciones creativas, incorporar softwares financieros y nuevos miembros del equipo, y establecer relaciones estrechas que ayuden a conservar la salud financiera de la empresa. Si lo hace, sacará el máximo partido a esta contratación y fomentará que su startup prospere a largo plazo.