5 estrategias de control de costes para tener éxito en 2023

La pregunta no es nueva: ¿cómo puede una empresa implementar estrategias de control de costes sin comprometer las experiencias de los clientes que generan ingresos?

El control de los costes es una de las responsabilidades principales de los directores financieros. Las tareas relacionadas tienen como objetivo lograr la sostenibilidad de la empresa a largo plazo, pero también plantean una serie de retos.

Los directores financieros se toparán con un cierto nivel de resistencia al pedir a los jefes de departamento que reduzcan el gasto a la vez que mantienen (o incrementan) el rendimiento.

Sin embargo, garantizar la viabilidad a largo plazo no es solo su responsabilidad, sino también una obligación con la que se debe cumplir en toda la organización, desde quienes fijan la estrategia y los controladores presupuestarios, hasta los trabajadores de primera línea y los equipos de atención al cliente.

Las estrategias de control de costes eficaces aprovecharán la cultura empresarial como herramienta de adopción. Los directores financieros pueden hacer que a los empleados les resulte fácil gastar con responsabilidad y en consonancia con los intereses de la empresa al establecer límites y fomentar el comportamiento esperado.

Los empleados que se sienten valorados tienden a hacer lo que es correcto para su organización. Si los trata como una de las partes interesadas de la empresa, sus resultados se convertirán en los de sus empleados.

Por otra parte, establecer un control estricto sobre los costes no tiene por qué provocar el pánico entre los responsables de departamento y administradores presupuestarios. Veamos cómo encontrar el equilibrio adecuado entre el control de costes y la libertad de gastos, la responsabilidad descendente frente a la ascendente, y cómo todo ello se puede integrar en un sistema flexible para empresas en crecimiento.

¿Qué es el control de costes? Definición moderna para directores financieros

En pocas palabras, el control de costes se basa en analizar los gastos de la empresa para evaluar su conveniencia e impacto, y en aplicar posteriormente las conclusiones.

Los datos de los análisis del control de costes pueden dar lugar a la decisión unilateral de reducir el gasto, pueden justificar que se mantengan los niveles de gasto actuales o hacer que se redistribuyan los fondos a áreas que lo necesiten más y tengan un mayor impacto.

Si se llevan a cabo de forma justa y objetiva, los resultados de los ejercicios de control de costes pueden justificar el incremento del gasto en algunas secciones de la empresa.

Todo depende del contexto.

Esto se señala con el fin de abordar algunas de las perspectivas desactualizadas del control de costes y ofrecer las alternativas que están adoptando los directores financieros actuales más destacados.

En última instancia, lo que decida hacer con sus conclusiones dependerá de los motivos que le hayan llevado a realizar el ejercicio en primer lugar.

Pensemos en una empresa que se esté quedando rápidamente sin liquidez. Los directivos no esperan una aportación de capital en efectivo por parte de los socios de capital de riesgo a corto plazo, y se prevé que se registren unos ingresos planos en el siguiente trimestre. A menos que se trate de una idea multimillonaria que exija una gran inversión inicial, no habría ninguna justificación para incrementar el gasto.

Sin embargo, pensemos ahora en una empresa en expansión que intenta, aunque con dificultades, introducirse en un nuevo mercado vertical. Ante las primeras alertas de que entre el 5 % y el 10 % de las fuentes de ingresos recurrentes de la empresa se encuentran en peligro, el director financiero ha pedido a todos los departamentos que recorten su presupuesto en porcentajes similares. Al tomar esta decisión, habría que tener en cuenta las previsiones financieras globales, los objetivos empresariales a largo plazo, los costes de oportunidad y los riesgos a los que está expuesta la solvencia de la empresa.

Los mejores directores financieros se sienten cómodos gestionando con habilidad y precisión situaciones ambiguas como estas, a pesar de ser los responsables de los resultados del control de costes, que suelen presentarse de forma clara y concisa.

¿Por qué es importante el control de costes?

Los directores financieros de hoy en día se enfrentan a qué significa el control de costes para su empresa en la situación económica actual.

En un contexto turbulento del mercado que se mantiene desde el inicio de la pandemia del COVID-19, los accionistas presionan cada vez más a los directores generales y financieros para que implementen una disciplina fiscal rigurosa.

¿Cuál es el resultado? Medidas drásticas en la reducción de costes que se han traducido en el despido de miles de trabajadores en el sector tecnológico en una amplia cantidad de empresas durante 2022. En el momento de redactar este artículo, más de 95 000 trabajadores ya han recibido sus finiquitos en 2023.

Es inevitable preguntarse cuáles serán las repercusiones a largo plazo. A medida que la inflación disminuya, no pasará mucho tiempo antes de que esos candidatos cualificados que están actualmente desempleados sean captados por las empresas que consiguieron mantener una postura preventiva ante la volatilidad del mercado.

Estas empresas estarán bien preparadas para absorber los mejores talentos y la cuota de mercado, mientras su antigua competencia se centrará en reconstruir su cultura y sistemas tras los despidos.

¿Qué hace que el control de costes sea tan importante? A largo plazo repercutirá en los resultados (cuándo sucederá dependerá de la contundencia con la que se actúe), que podrán ser positivos o negativos en términos netos.

Si se recortan los presupuestos de forma demasiado drástica, la experiencia del cliente puede verse afectada negativamente, lo que podría provocar un descenso de los ingresos.

Pero si no se integran suficientes controles, en especial en épocas en las que el gasto es excesivo, puede ponerse en peligro la capacidad para seguir en activo, una amenaza más presente en la actualidad que hace unos años.

Factores que influyen en el control de costes

Existen distintas formas de ver los factores que influyen en el control de costes. Se han clasificado en dos categorías: medidas de prevención y medidas de reacción, que son pertinentes por distintos motivos.

Estrategias de prevención

Ningún director financiero quiere verse en apuros. Una postura preventiva se traduce en una posición más fuerte, no solo por lo que implica (la planificación minuciosa e informada de recursos), sino también por lo que previene (gastos innecesarios y evitables).

Actuar de forma preventiva también permite que los equipos y empleados participen de forma más estrecha en las decisiones relacionadas con el funcionamiento de su lugar de trabajo. Dar espacio a los equipos para que ellos mismos determinen y defiendan los recursos que necesitan genera una cultura de responsabilidad ascendente y empoderamiento.

Las estrategias de prevención en el control de costes tienen en cuenta el panorama completo y prevén los gastos necesarios en el futuro. Se elaboran planes de gastos basados en la disponibilidad real y prevista de fondos, las sugerencias del personal en cuanto a las necesidades de gasto y las condiciones generales del mercado.

Entre los ejemplos de estrategias de prevención en el control de costes se incluyen:

• Elaborar planes y presupuestos de contratación;
• Establecer políticas de empresa para los gastos relacionados con los viajes;
• Unificar las compras para incrementar la capacidad de compra;
• Sacar provecho de herramientas de automatización para mejorar el rendimiento financiero;
• Realizar inversiones inmobiliarias estratégicas;
• Apostar por el teletrabajo.

Estrategias de reacción

Independientemente de lo bien que lo planifique, es imposible evitar todos los posibles incidentes que pueden exigir cambios rápidos en su plan estratégico.

Las estrategias de reacción relacionadas con los costes responden a circunstancias que no están bajo su control pero que deben ser abordadas. Algunos de los factores importantes pueden ser las condiciones desfavorables del mercado, la reducción en la generación de nuevos negocios, unas tasas altas de rotación de clientes o las fusiones y adquisiciones.

En estas circunstancias, ni los empleados ni incluso los responsables presupuestarios participan en las medidas de ahorro que se adoptan.

No ignore las repercusiones de restar poder a equipos al completo al mismo tiempo, en especial a los más sobresalientes. Limitar su libertad de acción puede dar lugar a que se reduzca su capacidad (y voluntad) de llevar a cabo su mejor trabajo.

Algunos ejemplos de estrategias de reacción en el control de costes pueden ser:

• Reducir o congelar temporalmente los presupuestos de los departamentos;
• Parar la contratación de personal;
• Suspender las primas de los directivos;
• Despedir a una parte de la plantilla.

5 estrategias de control de costes para tener éxito en 2023

No empiece el 2023 en la cuerda floja.

Tenga en cuenta estas cinco estrategias de control de costes para proteger sus reservas de efectivo y evitar tener que tomar medidas más drásticas como último recurso posteriormente.

1. Elaborar y ceñirse a un plan y presupuesto de contratación

Contar con un presupuesto de contratación puede suponer la estrategia de control de costes más eficaz para muchas empresas durante este año.

Aunque ya tenga un plan y un presupuesto de contratación, fomentar la colaboración entre los jefes de departamento, el director de producto y el director financiero a la hora de elaborarlos puede arrojar excelentes resultados.

Al contar con todos los interlocutores, puede asegurarse de que el presupuesto de contratación tenga en cuenta los aspectos fundamentales para la empresa, incluidas las consecuencias que tendrán las contrataciones sobre:

• La experiencia general del cliente y su retención;
• La generación de nuevos negocios;
• El desarrollo de productos y servicios.

Las startups en fase inicial pueden querer comprometerse a planificar exclusivamente las contrataciones de los dos próximos trimestres, pero merece la pena definir las necesidades de personal previstas lo antes posible. Las pymes mayores deberían tener un plan de contratación, como mínimo, para los próximos 4 trimestres.

2. Elaborar y aplicar una política de gastos de viaje

A medida que se reanudan los viajes por motivos profesionales en algunas empresas, es el momento oportuno para restablecer las normas arraigadas e implementar nuevas políticas, controles y presupuestos relacionados con los gastos de viajes.

Los viajes suponen una partida presupuestaria importante. Algunas herramientas facilitan la introducción de cambios en las normas presupuestarias para viajes en toda la empresa, mientras usted se asegura de que sus empleados viajen seguros y cómodos.

Los softwares actuales de gestión de gastos empresariales y de gestión de viajes aprovechan la automatización para hacer cumplir las normas, agilizar las reservas y, lo que es más importante, facilitar que los empleados tomen las decisiones adecuadas sin que se generen retrasos a nivel administrativo.

3. Incrementar la capacidad de compra para obtener contratos más beneficiosos

Las empresas con grandes presupuestos de adquisiciones deben pensar si es posible reajustar el proceso de asignación presupuestaria para gozar de un mayor ahorro de costes global.

Por ejemplo, en lugar de liberar fondos trimestralmente, los directores financieros podrían pensar en hacerlo por un periodo de seis o más meses de una vez. Al permitir que el departamento de compras gaste con una mayor libertad, la empresa disfrutará de una mayor capacidad de compra, se incrementará la previsibilidad del abastecimiento de materiales y se dispondrá de una mayor ventaja para negociar unas condiciones favorables.

Este enfoque también está ligado a una cultura de confianza que los estudios demuestran que mejora las relaciones entre directivos y empleados, así como el rendimiento individual.

4. Permitir el teletrabajo a tiempo completo

¿Quiere ahorrar una media de 3000 € anuales por empleado? Considere la posibilidad de que su plantilla trabaje de forma remota a tiempo completo.

Esto no solo supone un ahorro en los alquileres de las oficinas y los servicios, sino también un incremento de la productividad, una reducción en la rotación de empleados y una disminución de los niveles de absentismo.

Los argumentos a favor del teletrabajo son cada vez más firmes. El 84 % de la población española desearía teletrabajar. El 23,6 % quiere hacerlo a diario, mientras que 34 % querría incrementar el número de horas.

5. Crear una cultura empresarial que priorice la experiencia del empleado

Independientemente de las directrices y controles que establezca, los empleados que tienen acceso a una tarjeta de gastos tomarán habitualmente decisiones sobre cómo y dónde invertir los fondos de la empresa y el director financiero no puede estar implicado en cada una de ellas.

Este es el momento en el que una cultura basada en la confianza y la autonomía da sus frutos.

Por otra parte, es razonable poner límites a los gastos. De este modo, un software de gestión de gastos puede ayudarle a implementar normas relacionadas con los límites de crédito aprobados, las categorías de gastos y la disponibilidad presupuestaria. Las plataformas de viajes de empresa pueden ajustar las reservas de vuelos de negocios, el alojamiento y el transporte terrestre a las políticas empresariales y los límites de las dietas.

Se trata de encontrar el equilibrio adecuado entre control y libertad. En este sentido, las encuestas de satisfacción laboral llevadas a cabo por el equipo de recursos humanos son el mejor indicador para el director financiero.

Por ejemplo, ¿los equipos expresan su preocupación por los gastos de movilidad? ¿Los empleados tienen dificultades para realizar las tareas financieras de forma eficaz?

Si su empresa aún no lleva a cabo este tipo de encuestas, recomiende incluirlas en la próxima encuesta global a los empleados.

Resolver estos problemas puede ser tan sencillo como integrar mejores herramientas de automatización financiera que puedan ir al compás de sus empleados más expertos en tecnología.

De otro modo, es posible que los problemas se deriven de una cuestión cultural más profunda.

Recuerde: contratar y despedir es un método de gestión de personal muy caro. Cuanto mejor equipados estén sus empleados más brillantes, más probabilidades tendrá de que se queden durante más tiempo.

Además, cuando cuenta con los mejores talentos entre sus equipos, las medidas de control de costes más drásticas deberían desempeñar un papel minoritario en su plan estratégico para este año.