Las 10 mejores herramientas de automatización contable en 2023

No es sencillo lograr que una empresa crezca. Los fundadores y directores financieros deben buscar estrategias que incrementen la productividad administrativa sin que el gasto en personal sea excesivo, mientras se esfuerzan por generar ingresos al ritmo que esperan los inversores.

Además, cuanto más aumente el ritmo de crecimiento de la empresa, más importante será disponer de un acceso rápido a información financiera precisa y actualizada.

Un estudio a escala mundial de profesionales de datos muestra que el 86 % de los directivos quieren tener acceso a datos financieros en tiempo real para tomar decisiones informadas, pero solo el 23 % cuentan con sistemas que satisfagan esta necesidad.

Existen miles de herramientas que ayudan a las startups y pymes a acceder a la información financiera de la empresa de forma sencilla. ¿Cuáles son las más adecuadas? Siga leyendo para descubrir nuestra selección de las 10 mejores.

¿Qué son las herramientas de automatización contable y para qué se utilizan?

Los softwares de automatización en contabilidad realizan las tareas manuales de las que son responsables los equipos financieros y contables, que normalmente tienen que recurrir a distintas fuentes de entrada de datos.

Existen diferentes tipos de herramientas de automatización contable. Algunas de ellas se presentan como herramientas «todo en uno», ya que llevan a cabo diferentes tareas desde una única plataforma. Otros proveedores se especializan en ámbitos concretos, entre los que se incluyen:

• La gestión de gastos;
• La facturación;
• La conciliación;
• Los informes.

Ventajas de utilizar herramientas de automatización contable en su empresa

El 30 % de los empleados encuestados sienten que tienen más que ofrecer en sus lugares de trabajo, pero no cuentan con el respaldo tecnológico que necesitan para exprimir todo su potencial. El personal que carece de recursos representa un coste de oportunidad que las empresas en crecimiento deben tener en cuenta.

Hace poco descubrimos las ventajas de utilizar herramientas de automatización financiera para fomentar el crecimiento empresarial y ofrecer a los trabajadores los recursos que necesitan para prosperar en sus funciones. Estas ventajas se resumen en los siguientes puntos:

• La automatización financiera y contable elimina el trabajo dedicado a tareas con una gran carga, engorrosas y repetitivas;
• La mayoría de las herramientas tienden a incrementar la precisión general de los resultados;
• Cuando los equipos sacan provecho de la automatización, pueden invertir el tiempo ahorrado en proyectos más complejos y estratégicos;
• Proporcionar la mejor tecnología a los empleados lleva a una mayor satisfacción laboral, a unas menores tasas de deserción y a una mayor retención de los mejores profesionales.

Teniendo en cuenta estas ventajas, repasemos las 10 mejores herramientas de automatización financiera y contable que pueden hacer que 2023 sea su año más productivo.

Las 10 mejores herramientas de automatización contable en 2023

Las reseñas de los usuarios suponen un indicador importante de cuáles son las mejores herramientas de automatización contable disponibles en el mercado. Hemos seleccionado las 10 mejores plataformas teniendo en cuenta la media de las puntuaciones de las reseñas de los usuarios de Capterra y Appvizer, así como sus funciones.

1. Holded

Holded es una plataforma en la nube que simplifica la gestión empresarial y utiliza la tecnología para automatizar tareas y agilizar procesos.

Holded permite generar y enviar facturas con los requisitos legales necesarios de forma sencilla. Además, ofrece informes en tiempo real de todos los movimientos de su empresa.

En las reseñas de los usuarios se destacan como ventajas su facilidad de uso, su servicio técnico y su interfaz intuitiva.

Entre las distintas tareas que es posible automatizar con Holded se incluyen:

• La conciliación bancaria;
• La presentación y cumplimentación de modelos de IVA e IRPF;
• La generación de remesas con sus facturas;
• La programación de facturas recurrentes;
• La organización y categorización en la plataforma de las facturas y gastos que provengan de una fuente externa;
• La creación de asientos contables, que también es posible editar o crear manualmente.

Además, proporciona plantillas editables para personalizar los correos electrónicos, facturas y documentos que envía la empresa.

Reseñas de los usuarios:

Valoración en Capterra: 4,5/5

Valoración en Appvizer: 4,7/5

Holded ofrece una prueba gratuita de 14 días y distintos planes para empresas, autónomos y asesorías. Para obtener más información, póngase en contacto con el equipo de la empresa.

2. ERPAG

ERPAG es un software basado en la nube para pequeñas y medianas empresas que quieren simplificar todos los procesos con una única solución. Además, cuenta con más de 1000 funciones integradas.

Su software permite gestionar, entre otras áreas, las ventas, la producción, el inventario o los pedidos, y ofrece una integración de API para sincronizar los documentos con otras plataformas.

Con ERPAG es posible:

• Automatizar los flujos de trabajo y los procedimientos empresariales;
• Personalizar los documentos existentes con capas lógicas;
• Automatizar el envío de correos electrónicos cuando se cumplan algunas circunstancias concretas, como superar un umbral de costes;
• Agilizar el proceso de estimación y cotización de productos con cálculos automatizados;
• Sacar provecho de las copias de seguridad que se realizan automáticamente a diario o gestionarlas de manera manual;
• Disfrutar de una comunicación cifrada entre el usuario y sus servidores;
• Obtener análisis e informes en cuestión de segundos.

Reseñas de los usuarios:

Valoración en Capterra: 4,6/5

Valoración en Appvizer: 4,6/5

ERPAG ofrece una versión de prueba gratuita de 15 días. Puede ponerse en contacto con el equipo de ERPAG para obtener más información.

3. Zoho Expense

Zoho Expense automatiza la gestión de viajes y de gastos, desde las reservas hasta la carga de recibos y el reembolso a los empleados. Forma parte del conjunto de herramientas de Zoho, que incluye su CRM, Office y otras plataformas.

Los usuarios destacan Zoho Expense por el escaneo automático de sus recibos, su sencilla aprobación de gastos y su intuitiva interfaz de usuario.

Zoho también es conocido por su rentabilidad, ya que sus planes se ofrecen desde 0 $ hasta 8 $ mensuales por usuario.

Las funciones de automatización financiera y contable disponibles con Zoho Expense incluyen:

• La gestión de gastos;
• La gestión de viajes;
• La conciliación de tarjetas empresariales.

Reseñas de los usuarios:

Valoración en Capterra: 4,6/5

Valoración en Appvizer: 4,6/5

Póngase en contacto con el equipo de Zoho Expense para obtener una demostración.

4. Billage

Billage es un software sencillo e intuitivo que permite simplificar y gestionar la facturación online, los proyectos y los clientes de autónomos, pymes y startups. Es posible conectarlo con otras herramientas y automatizar la importación de información desde otras plataformas.

Entre las funciones que ofrece Billage se encuentran:

• La conexión con los bancos del usuario para permitir una conciliación bancaria rápida;
• La creación rápida de facturas y el control de su cobro;
• La obtención de predicciones de los flujos de caja del usuario;
• El envío de remesas bancarias SEPA;
• El uso de plantillas personalizadas para los correos electrónicos que se envían a través de la plataforma;
• La comprobación rápida del estado de los procesos de ventas a través de la personalización de embudos;
• La generación de informes automáticos para supervisar los gastos del equipo y la rentabilidad de los proyectos.

Reseñas de los usuarios:

Valoración en Capterra: 4,6/5

Valoración en Appvizer: 4,6/5

Billage ofrece una prueba gratuita de 14 días. Consulte la página de la empresa para obtener más información o póngase en contacto con su equipo.

5. DiezCON

DiezCON es un software contable y fiscal para gestionar la contabilidad de autónomos, pymes y empresas. Ofrece distintas versiones (básica, estándar y profesional) en función de las necesidades de los usuarios.

DiezCON ofrece las siguientes funciones:

• La gestión de los periodos contables en línea: es posible consultar la información de manera rápida, incluso de diferentes ejercicios;
• Es sencillo introducir asientos contables que se pueden parametrizar a través de pantallas intuitivas y fáciles de utilizar;
• La consulta de los análisis contables con gráficas y ratios de rentabilidad;
• La visualización de PyG, balances y saldos acumulados de los últimos 5 años;
• Si se dispone de la aplicación DiezFAC, DiezCON contabiliza automáticamente las remesas, las facturas recibidas y emitidas, y la gestión de cobros y pagos.

Reseñas de los usuarios:

Valoración en Capterra: 4,6/5

Valoración en Appvizer: En el momento de redactar este artículo no se encuentran disponibles las opiniones de los usuarios de Appvizer para DiezCON.

DiezCON ofrece la posibilidad de registrarse para disfrutar de una prueba gratuita de 30 días.

6. Factorial

Factorial es un software de gestión de tareas relacionadas con el departamento de recursos humanos. Ayuda a agilizar y simplificar tareas manuales y complicadas con procesos efectivos y unificados. Además, es posible dar un acceso directo a los empleados a su información, documentos y otros recursos a través de sus perfiles.

El software de Factorial también permite centralizar todos los procesos relacionados con las nóminas en una única solución.

Entre las funciones que ofrece Factorial se encuentran:

• La centralización y automatización de nóminas;
• El reembolso automático de los gastos adelantados por los empleados a través de sus nóminas;
• La programación de los suplementos a los empleados;
• La distribución sencilla de las nóminas;
• La unificación de gastos en la plataforma;
• La aprobación o rechazo de gastos de manera instantánea y un control integral de los mismos;
• La integración con otros programas de nóminas de asesorías;
• La gestión y firma electrónica de documentos de forma segura y efectiva;
• Tener acceso a informes y análisis.

Reseñas de los usuarios:

Valoración en Capterra: 4,5/5

Valoración en Appvizer: En el momento de redactar este artículo no se encuentran disponibles las opiniones de los usuarios de Appvizer para Factorial.

Factorial ofrece una demostración gratuita de 14 días. Póngase en contacto con la empresa para obtener más información.

7. Expensya

Expensya es una solución de gestión de pagos y gastos profesionales. La empresa ofrece opciones a medida para empresas de todos los tamaños y sectores. Permite llevar un seguimiento en tiempo real de los desembolsos de los equipos, establecer una configuración personalizada para las tarjetas y gestionar múltiples presupuestos.

Entre las tareas que permite automatizar se encuentran:

• Las notas de gastos de viajes y la gestión integral de todas las etapas que conforman los desplazamientos profesionales;
• La gestión de gastos generales diarios;
• La gestión de gastos online: el software ayuda a recuperar las facturas (de teléfono, compras online o suscripciones) y a introducir los datos;
• El control de las dietas y las compensaciones por kilometraje, que son personalizables;
• La validación y el control de gastos a través de reglas que permiten configurar flujos personalizados;
• La política de gastos.

Además, ofrece la integración con los programas de gestión existentes de la empresa, así como el escaneo y digitalización certificada de facturas.

Reseñas de los usuarios:

Valoración en Capterra: 4,4/5

Valoración en Appvizer: 4,5/5

Puede solicitar una demo y disfrutar de 30 días de prueba gratuita. Consulte la página web de la empresa o póngase en contacto con el equipo para obtener más información.

8. Rydoo

Rydoo es una solución que permite automatizar de manera integral el proceso de gestión de gastos. Permite establecer políticas propias de la empresa y programar alertas si no se cumplen.

Con Rydoo es posible visualizar los datos para dirigir los gastos empresariales, ver dónde se está gastando más y comprobar dónde puede haber un margen de mejora. Además, ofrece el seguimiento de gastos en tiempo real.

Entre las funciones que Rydoo permite automatizar se encuentran:

• El control y las tarifas de las dietas;
• Los flujos de aprobaciones de gastos en función de políticas establecidas por la empresa;
• Los gastos de kilometraje: los empleados pueden crear un recorrido directamente en el mapa integrado que calcula en tiempo real del recorrido total y el reembolso;
• El control de tasas de impuestos en países y regiones específicas;
• La conciliación de transacciones.

Reseñas de los usuarios:

Valoración en Capterra: 4,4/5

Valoración en Appvizer: 4,4/5

Rydoo ofrece la opción de escanear los recibos directamente e importar los datos relevantes. Además, es posible integrarlo con otras herramientas.

Puede solicitar una demostración del producto o ponerse en contacto con la empresa.

9. NetSuite

No podíamos dejar fuera de esta lista de las mejores herramientas de automatización contable a NetSuite. Se trata de una de las plataformas ERP más utilizadas en todos los sectores y es un producto de Oracle.

NetSuite es una herramienta muy completa. Es más idónea para las organizaciones que se encuentran en el punto de inflexión entre las necesidades de una startup y las de una empresa más consolidada. Probablemente sea demasiado sofisticada para las startups en fases iniciales, aunque puede ser la herramienta adecuada para los equipos que se preparan para sus rondas de financiación de Serie B o C.

Entre las funciones contables automatizadas que se encuentran disponibles con NetSuite se incluyen:

• Las cuentas por pagar y por cobrar;
• Las nóminas;
• El cierre del mes;
• Las compras;
• Los informes de gastos;
• Las órdenes de ventas.

Reseñas de los usuarios:

Valoración en Capterra: 4,1/5

Valoración en Appvizer: 4,1/5

Una de las desventajas que señalan los usuarios es que el proceso de integración es extenso y complejo, aunque asumible con una formación exhaustiva.

Póngase en contacto con el equipo de NetSuite para conocer el producto y obtener un presupuesto.

10. Odoo

Odoo es una plataforma conformada por un conjunto de aplicaciones integradas y sencillas que permiten gestionar integralmente las necesidades de empresas de todos los tamaños.

La aplicación de contabilidad de Odoo permite personalizar la facturación, gestionar facturas recurrentes, hacer un seguimiento de los costes y acceder a todo lo necesario desde su tablero.

Odoo incluye paquetes de localización fiscal en función de los países. Para España, integra un plan de cuentas (PGCE 2008), impuestos e informes de impuestos.

Además, Odoo ofrece:

• La sincronización automática de conexiones bancarias;
• Propuestas de conciliación automática;
• La digitalización de facturas con tecnología OCR y de IA;
• Una integración completa con otras aplicaciones de Odoo y con los proveedores de pago principales;
• La conversión de cotizaciones en facturas;
• La creación automática de tareas a partir de órdenes de venta;
• La sincronización de transacciones con las existencias.

Las funcionalidades relacionadas con informes se extienden, entre otras, a la creación de informes instantáneos y conformes a la legislación, a la comparación de datos entre periodos y al acceso a datos clave con rapidez.

Reseñas de los usuarios:

Valoración en Capterra: 4,1/5

Valoración en Appvizer: 4,1/5

Puede consultar la página web de Odoo para solicitar una demo.También, puede ponerse en contacto con su equipo para obtener más información.

Cómo escoger las herramientas de automatización contable adecuadas para su empresa

Al evaluar las herramientas de automatización en contabilidad para su empresa, tenga en cuenta las siguientes cuatro preguntas:

1. ¿Qué necesitamos? Elabore una lista de criterios y pida que la examine un grupo con las partes interesadas que utilizarán la herramienta diariamente. Esto le ayudará a centrarse en lo que es importante a medida que se sume en la enorme cantidad de opciones que tiene a su disposición. Reducir las posibilidades a las que ofrecen justo lo que necesita también facilitará el proceso.
2. ¿Con qué presupuesto contamos? Saber cuánto puede gastar es fundamental. Los precios de los proveedores de software mencionados en este artículo comprenden un amplio rango. Asegúrese de calcular cuántas horas espera recuperar en materia de productividad al implementar sus nuevas herramientas de automatización e inclúyalo también en su presupuesto.
3. ¿Qué funciones son imprescindibles? ¿Necesita tener acceso a una aplicación móvil para cargar los recibos? ¿Quiere una función de escaneado automático de facturas para su equipo de cuentas por pagar? Pida a su equipo una lista de las funciones que son imprescindibles y de las que le gustaría tener, y tenga a mano su clasificación cuando evalúe a los posibles proveedores.
4. ¿Qué integraciones necesitamos? Si trabaja con varias herramientas de automatización contable, lo ideal sería que pudieran comunicarse libremente entre sí. Por ejemplo, si su herramienta de gestión de gastos no es la misma que su plataforma de conciliación, la primera debería permitir flujos de datos sencillos y automatizados. Si la generación de informes no está incluida en una plataforma determinada, la exportación a Excel o a plataformas de visualización de datos debería ser sencilla para elaborar gráficos y materiales de presentación.

¿Cuánto cuesta implementar herramientas de automatización contable?

El coste de implementar este tipo de herramientas diferirá en función de su complejidad. Las plataformas que ofrecen unas pocas funciones preparadas y seleccionadas tendrán un precio inferior al de las ERP «todo en uno».

Entonces, la pregunta es: ¿cuántas funciones necesita en la fase actual en la que se encuentra su empresa? Esto dependerá de:

• Los fondos disponibles (y si sus inversores quieren ver una mayor inversión en el área administrativa para mejorar la adaptabilidad);
• Los planes estratégicos y lo rápido que quiere hacer crecer la empresa durante este año y el próximo;
• La actividad de fusiones y adquisiciones, y la estrategia de salida a corto plazo;
• La estrategia de la OPI: si planea salir a bolsa, tome las medidas necesarias para prepararse ante el aumento de los requisitos legales de información y el examen de los inversores.

Tenga en cuenta las ventajas de automatizar la contabilidad cuando estudie los costes. Se verá un incremento de la productividad que hará ahorrar dinero a la empresa a corto y largo plazo, entre otros beneficios. Al invertir en una nueva herramienta o conjunto de herramientas, es necesario encontrar el equilibrio adecuado entre pragmatismo y previsión, una decisión que depende en última instancia de usted como responsable financiero de la empresa.