Lo que los directores financieros deben saber sobre la automatización en finanzas

¿Cómo será el futuro de las finanzas?

En un entorno de fusiones y adquisiciones impredecible y cada vez más dinámico, los principales líderes financieros recurren a la automatización con el fin de obtener una ventaja 

competitiva.

La tecnología ya se encuentra integrada en el engranaje de los flujos de trabajo y procesos diarios de los equipos financieros. No obstante, los directivos más ágiles saben que la automatización financiera brinda la posibilidad de incrementar la eficacia, recuperar la valiosa capacidad de su equipo y proporcionar una inyección de moral muy necesaria.

Veamos cómo la automatización está transformando el sector financiero de las startups y pymes principales.

¿Qué es la automatización en finanzas? 

La automatización en finanzas emplea la tecnología para llevar a cabo tareas manuales o semi manuales, previsibles y repetitivas que consumen horas o días de la jornada laboral y que no suelen exigir un pensamiento estratégico.

A pesar de que parte de la IA de vanguardia que se está desarrollando actualmente puede solucionar problemas que desafían la comprensión humana, las herramientas de automatización financiera que se encuentran disponibles en el mercado son relativamente más sencillas. Resuelven problemas más simples y concisos basados en conjuntos de datos esencialmente uniformes.

No debería subestimar el impacto potencial de la automatización en su departamento financiero. Sus gestores financieros, contables y analistas llevan a cabo un trabajo importante, pero cuando se les proporcionan las herramientas más innovadoras, las posibilidades se amplían todavía más.

¿Por qué es importante la automatización en finanzas? 

Uno de los motivos para fortalecer el rendimiento de su equipo financiero con la automatización es la escasez de trabajadores en distintos sectores del mundo.

Sin embargo, los directores financieros que llevan a cabo inversiones estratégicas en materia de automatización financiera no lo hacen exclusivamente con el fin de mejorar la productividad, sino que también, de forma inteligente, se están esforzando por retener a sus mejores talentos.

Una encuesta reciente sobre personal subrayó la importancia de proporcionar las mejores herramientas disponibles a los empleados en su entorno laboral.

Cerca de un tercio de los trabajadores encuestados mostraron inquietud por los procesos lentos y engorrosos que afectan a la calidad de su trabajo. Solo el 7 % se mostraron preocupados por tener que aprender nuevas herramientas o sistemas, mientras que más del 20 % escogería trabajar para una empresa que ofreciera la mejor tecnología para el puesto.

Si lee entre líneas, más de 30 % de estos empleados no creen estar aprovechando todo su potencial en el trabajo. Si tuviesen acceso a mejores herramientas, podrían generar más valor y sentirse más realizados.

El camino está claro. Existe una voluntad necesaria por parte de los empleados de probar soluciones nuevas para llevar a cabo un trabajo de mayor calidad y más satisfactorio. Por tanto, los directores financieros deben recabar la opinión de sus trabajadores para evaluar sus necesidades y ofrecer mejores herramientas de productividad.

¿Qué procesos pueden (y deberían) automatizarse?

El objetivo de invertir en herramientas de automatización no es dejar sin empleo a los trabajadores. En lugar de esto, sopese cómo puede ayudar la automatización a que su magnífico equipo incremente sus contribuciones a la empresa, acelere la consecución de los resultados previstos y avance en sus carreras profesionales.

Para descubrir qué procesos puede automatizar, haga un resumen de las tareas más repetitivas y predecibles de su equipo. Entre las más comunes se incluyen:

• La gestión de gastos: aprobar gastos, identificar infracciones, recopilar recibos y gestionar el acceso a tarjetas;
• La contabilidad: enviar y recibir facturas, registrar pagos y supervisar presupuestos;
• El análisis y planificación financieros: recopilar datos y actualizar los cuadros de mando.

Los directores financieros deberían esforzarse por automatizar todo el trabajo con entradas coherentes y salidas sencillas. Si nos basamos en el ejemplo anterior, esto podría traducirse en:

• Cargar y guardar recibos para los informes de gastos;
• Enviar correos electrónicos recordatorios para las facturas vencidas;
• Introducir datos en herramientas de elaboración de informes de resultados  financieros.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización financiera?

Entre las ventajas que presenta la automatización financiera se incluyen:

• Eliminar tareas engorrosas y repetitivas que antes eran inevitables;
• Incrementar la precisión;
• Crear espacios y oportunidades para participar en proyectos complejos y estratégicos;
• Generar una mayor satisfacción laboral y fomentar la retención de los empleados más sobresalientes.

¿Qué retos principales presenta la automatización financiera?

Gestión del cambio

Lo previsible conlleva un cierto grado de comodidad.

Al introducir herramientas nuevas en el entorno laboral, los directores financieros pueden enfrentarse a distintos niveles de entusiasmo e inquietud. Aunque es posible que algunos estén deseando tener la oportunidad de reducir o eliminar las tareas que más frustración les causan, otros pueden preocuparse por cuestiones más generales, como la estabilidad laboral o las nuevas expectativas de sus supervisores.

La transición hacia la implementación de nuevas herramientas de automatización financiera requerirá el apoyo de un experto en gestión del cambio para garantizar que se lleve a cabo con éxito.

Incorporación 

El tiempo medio para implementar un software nuevo oscila entre los 30 y los 90 días. Probablemente, las herramientas de automatización financiera más avanzadas que se han creado para las grandes organizaciones encajen en el extremo superior de esta franja.

En la mayoría de los casos, la preparación para la migración hacia la automatización financiera exigirá un compromiso de tiempo inicial con el que garantizar que se lleve a cabo una configuración perfecta y ayudar al equipo a sentirse cómodo con los nuevos procesos. Como todos sabemos por experiencia, con los productos de SaaS dedicar horas al principio repercute directamente en los resultados a largo plazo.

Al empezar, parecerá mucho trabajo. Sin embargo, el objetivo es poner en marcha procesos automatizados y adaptados a las necesidades de su organización. Antes de que se dé cuenta, podrá abordar esos proyectos decisivos a gran escala con la completa atención de su equipo mientras sus herramientas de automatización llevan a cabo el trabajo esencial con facilidad y precisión.

Coste

Los costes pueden suponer un obstáculo, ya que los softwares de automatización financiera no son económicos. El instinto inherente del director financiero le lleva a evitar realizar gastos innecesarios de los fondos de la empresa.

Pero antes de descartar la idea, haga números. Pregunte a su equipo cuántas horas invierten actualmente en las tareas que pretende automatizar.

Imaginemos que sus 10 empleados invierten 4 horas al mes en esa tarea, lo que supone un coste medio mensual en productividad de 4000 € para la empresa. Probablemente merezca la pena una suscripción mensual de 400 € que reduzca el tiempo a 1 hora al mes por empleado en esa misma tarea.

¿Cómo funciona la automatización en finanzas?

La automatización financiera suele comprender flujos de trabajo que pueden iniciarse y completarse en su totalidad de forma automática. Estos flujos de trabajo pueden venir incorporados en un proveedor de SaaS o diseñarlos de forma personalizada según el funcionamiento, la interacción con las filiales o la gestión de los pagos de clientes de su departamento financiero.

Algunas herramientas de automatización pueden realizar la mayor parte del trabajo preliminar de una tarea y, después, necesitar la validación y aprobación del resultado por parte de un gestor.

Sabrá que la automatización financiera le está repercutiendo positivamente al comprobar que:

• Los informes de gastos se presentan y concilian completamente a tiempo cada mes;
• Las anomalías en los gastos se identifican y abordan de forma automática;
• Todos los reembolsos a empleados se llevan a cabo a tiempo cada mes;
• Los pagos de facturas se reciben con mayor rapidez, con menos llamadas telefónicas y avisos de impago;
• Los datos financieros de la empresa se encuentran disponibles y actualizados;
• Los empleados de finanzas se encuentran más satisfechos con sus trabajos y tienen más oportunidades de contribuir y progresar.

Cómo pueden los profesionales financieros sacar provecho de la tecnología avanzada para mejorar sus funciones

Sacar provecho de las oportunidades que presenta la tecnología avanzada muestra liderazgo, capacidad de cambio y voluntad para adoptar las dinámicas del entorno del sector general.

Los directores financieros pueden impulsar sus carreras gracias a la automatización y sus equipos pueden lograr más con un menor esfuerzo para centrarse en objetivos mayores.

Los directivos de nivel básico, medio y junior también pueden emplear tecnología avanzada para ir más allá de los objetivos que se les hayan marcado y fomentar el crecimiento profesional.

Las peticiones de nuevas herramientas financieras suelen provenir de la base, ya que los empleados de primera línea saben qué necesitan para mejorar su productividad. Los directores financieros líderes atenderán estas peticiones.

El futuro de la automatización en finanzas

Solo podemos imaginar hasta dónde nos llevará la automatización.

Las tendencias actuales de la IA apuntan hacia mejores análisis predictivos que tendrían un mayor impacto en los equipos de análisis y planificación financieros, que se esfuerzan por extraer y analizar los datos relevantes de mercado y de la empresa. A medida que incrementa la actividad de fusiones y adquisiciones, contar con los conocimientos más avanzados del sector será una ventaja competitiva al alcance de pocos. Al principio.

Otros pronósticos indican que la IA será cada vez más útil para desarrollar y mantener complejos modelos de previsión.

Solo el tiempo lo dirá, pero el futuro de la automatización financiera es prometedor. Si todavía no se ha subido al tren, es el momento: su director general y su equipo se lo agradecerán.