Tarjetas de gastos para empleados: guía para directores financieros

La pérdida de efectivo es uno de los problemas principales a los que se enfrentan las empresas. Independientemente de lo riguroso que sea su equipo a la hora de contratar a nuevos empleados, el peligro de que las tarjetas de crédito empresariales se utilicen de forma indebida es importante, en especial si no cuenta con los controles adecuados.

Al mismo tiempo, los procesos de supervisión y aprobación de gastos hacen que los controladores presupuestarios no puedan dedicar el tiempo suficiente a otras tareas esenciales.

En este momento entran en juego las tarjetas de gastos para empleados. Las prestaciones de las tarjetas empresariales que existen actualmente en el mercado van mucho más allá de lo que se podría esperar.

Actualmente, la mejora de los controles, la automatización e incluso las funciones basadas en IA pueden ayudar a que las empresas de rápido crecimiento aborden y prevengan el uso indebido de las cuentas de gastos. Estas herramientas pueden desempeñar un papel clave en las iniciativas estratégicas de su empresa relacionadas con la responsabilidad y transparencia.

Utilizar las tarjetas de gastos como herramienta de transparencia y responsabilidad

¿Qué son las tarjetas de gastos y en qué se diferencian? ¿Cómo puede utilizar las tarjetas de gastos para fomentar la cultura de su empresa?

Las tarjetas de crédito empresariales tradicionales son sencillas de configurar y utilizar, y puede obtenerlas a través de su proveedor de servicios bancarios empresariales o de cualquier empresa conocida que ofrezca tarjetas de crédito. En estos casos, son el director general, el director financiero, el director de la oficina y quizás uno o dos directivos más quienes las poseen.

Esto suele resultar en que dos o tres tarjetas de empresa a nombre del director general o del director financiero se acaben repartiendo entre distintos empleados. Resulta complicado averiguar el crédito disponible cuando se prevén grandes compras, los informes de gastos se convierten en una búsqueda inútil y el proceso de rendición de cuentas se vuelve complejo.

Este sistema no es adaptable ni se traduce necesariamente en un mejor control. Además, cuando los equipos o empleados no tienen un acceso directo a los fondos cuando los necesitan, no pueden hacer su trabajo de forma eficaz.

Llega un momento en que los fundadores y directores financieros tienen que cambiar el método tradicional basado en tarjetas de crédito empresariales. A medida que su equipo empieza a crecer, lo mejor para la empresa es adoptar una solución que ayude a los empleados a hacer aquello para lo que fueron contratados sin que esto comprometa su tranquilidad.

Las tarjetas de gastos son una herramienta esencial para el director financiero porque otorgan una mayor supervisión y control sin sacrificar su facilidad de uso.

Las tarjetas de gastos representan un método de pago que permite que los empleados gasten los fondos de la empresa mientras los gestores presupuestarios supervisan el proceso de forma rigurosa. Esto resuelve dos problemas clave de los líderes empresariales:

1. Facilidad de uso para los gastos aprobados. Las tarjetas de gastos permiten que los empleados accedan a los fondos de la empresa para llevar a cabo tareas esenciales. Evitan que los empleados tengan que aportar su propio dinero y solicitar su reembolso posteriormente, así como tener que recurrir al método tradicional de repartir dos o tres tarjetas de crédito de la empresa registradas a nombre de los directivos o jefes de equipo.
2. Supervisión integral y control exhaustivo. A diferencia de las tarjetas de crédito empresariales tradicionales, los gestores presupuestarios pueden sacar provecho del software asociado a la tarjeta de gastos para establecer normas precisas sobre cómo debe gestionarse el gasto. Aunque estas normas pueden aplicarse a toda la empresa, los directivos también disfrutan de un control preciso para limitar el uso por departamento, equipo o usuario.

A medida que la empresa crece rápidamente, las tarjetas de gastos disminuyen las preocupaciones de otorgar un acceso más amplio a los fondos empresariales. Y las innovaciones del software asociado reducen el tiempo general que se invierte en tramitar las aprobaciones de informes de gastos, en auditar el uso y en conciliar los presupuestos con el gasto real.

Por todos estos motivos, las tarjetas de gastos suponen una transformación para las empresas y son los equipos agile quienes se están beneficiando.

Si está listo para incorporar un sistema de gestión de gastos a su empresa, tenga en cuenta que existen tres tipos de tarjetas de gastos para empleados:

• Tarjetas prepago;
• Tarjetas de débito;
• Tarjetas de crédito.

Veamos a continuación con qué tipo de empresas encajarán mejor estas tres clases de tarjetas de gastos y cuáles son las ventajas e inconvenientes de cada una.

¿Qué son las tarjetas de gastos prepago para empleados?

Las tarjetas de gastos prepago funcionan exactamente como indica su nombre. En primer lugar, los directores financieros y gestores presupuestarios pagan por adelantado una cantidad determinada para cada tarjeta de gastos y, después, los empleados utilizan la tarjeta que se les asigna para realizar compras autorizadas. El software de gestión ayuda en las tareas de supervisión, auditoría y conciliación.

Ventajas de las tarjetas de gastos prepago

A medida que las empresas crecen y se consolidan, la responsabilidad y la transparencia deben convertirse en prioridades fundamentales. Fundadores y directores financieros deben esforzarse por armonizar estos valores con las prácticas habituales que hacen que la empresa siga avanzando.

Si lo hace, puede esperar que su valoración, credibilidad y disciplina fiscal general incremente.

Las tarjetas prepago pueden emplearse como herramienta para integrar la responsabilidad y transparencia al funcionamiento de su actividad. Los directores financieros y líderes verticales colaboran para pagar por adelantado la cantidad exacta de fondos que cada empleado está autorizado a gastar. Además, suele ser posible emitir una cantidad de fondos por departamento, equipo y cargo.

Si sabe exactamente cuánto es necesario gastar por equipo, el método de prepago aporta una precisión al proceso que es difícil conseguir con otros tipos de tarjetas de gastos. Los resultados se traducen en una reducción de las oportunidades de fraude, una transparencia completa de los fondos disponibles por usuario y departamento, y una mayor responsabilidad para mantenerse dentro de los límites presupuestarios.

Inconvenientes de las tarjetas de gastos prepago

Aunque las tarjetas prepago ayudan a reducir los fraudes, también pueden ser un obstáculo en algunas circunstancias concretas. Este sistema puede provocar bloqueos si los empleados necesitan pagar importes superiores al límite pagado de antemano, por lo que, si espera que esto suceda con frecuencia, es posible que no sea su mejor opción.

Escenarios de uso de las tarjetas de débito para empleados

Las tarjetas de débito para empleados son muy útiles para los equipos que trabajan sobre el terreno y necesitan tener un acceso regular a dinero en efectivo. Sin embargo, proporcionar tarjetas de débito a los empleados resulta arriesgado. Es necesario que exista un sistema de seguimiento que no genere dolores de cabeza a nivel administrativo a los usuarios de las tarjetas ni a los encargados de aprobar el presupuesto.

Si la responsabilidad es uno de los valores que prioriza, asegúrese de que sea lo más sencillo posible cumplir con esta obligación. Al escoger un proveedor de tarjetas de débito y de gestión del gasto para equipos que trabajan sobre el terreno, compruebe que ofrece una aplicación móvil para que puedan llevar un seguimiento de los gastos sobre la marcha.

Ventajas de las tarjetas de débito para empleados

Cuando se combinan con un software de gestión de gastos, es sencillo rendir cuentas de las compras con tarjetas de débito y las retiradas de efectivo. Asignar una tarjeta de débito a cada empleado que la necesite permite llevar el seguimiento de las transacciones.

Los directores financieros también pueden tomar más medidas proactivas, como establecer límites sobre la cantidad y frecuencia de las retiradas en efectivo. Y los controladores presupuestarios fomentan que los usuarios de las tarjetas lleven a cabo su trabajo de forma adecuada, sabiendo que su equipo confía en ellos para hacer lo correcto.

Inconvenientes de las tarjetas de débito para empleados

Las tarjetas de débito no son el método de pago idóneo para los empleados que reservan hoteles y alquilan vehículos, ya que esto suele exigir la retención de un importe que podría ascender a cientos o miles de euros por transacción. Las tarjetas de crédito son más adecuadas en estos casos.

Mejores prácticas para las tarjetas de crédito para empleados

Las tarjetas de crédito son el tipo de tarjeta de gastos más común.

Por una parte, es posible obtenerlas a través del método tradicional. Las empresas suscriben una línea de crédito con un emisor de crédito y distribuyen tarjetas individuales con límites de crédito a sus empleados y equipos. Por otra parte, existe el método moderno, que se basa en trabajar con un sistema de gestión de gastos que emita tarjetas de crédito físicas y virtuales, y que unifique las compras, recibos, la conciliación y los informes necesarios.

Ventajas de las tarjetas de crédito para empleados

Las tarjetas de crédito son, sin duda, la solución más flexible y sencilla. Permiten que los empleados realicen compras y viajen sin preocuparse por adelantar su propio dinero o crédito personal.

Algunos proveedores emiten tarjetas de crédito tanto físicas como virtuales, lo que se adapta a distintos escenarios de uso.

Inconvenientes de las tarjetas de crédito para empleados

Dado que los límites de crédito y los importes presupuestarios aprobados no suelen estar armonizados, es más difícil evitar que los empleados lleven a cabo más gastos de los debidos. Esto no tiene que ser un inconveniente si dispone de otros controles que aporten transparencia a los directores financieros y controladores presupuestarios.

¿Merecen la pena las tarjetas virtuales de gastos para empleados?

Otro error común sobre las tarjetas de gastos para empleados es que son necesarias tarjetas físicas.

Actualmente, los principales proveedores de gestión de gastos emiten tarjetas virtuales que son prácticas, eficaces y seguras. Veamos por qué las tarjetas virtuales suponen la mejor solución para las empresas en crecimiento:

1. Es más sencillo mantener a salvo las tarjetas virtuales. Esto significa que no se perderán más tarjetas, ni será necesario esperar a que lleguen las tarjetas físicas de sustitución, además de que los equipos financieros tendrán una menor carga administrativa.
2. Es fácil activarlas y desactivarlas. Los directores financieros pueden anular la tarjeta virtual en unos pocos clics si se utiliza de forma indebida, se produce un fraude o tiene lugar el despido de un empleado.
3. Las tarjetas virtuales son flexibles. Los usuarios pueden guardarlas en una cartera móvil para realizar compras presenciales. Esta función resulta útil a los empleados que viajan y utilizan un teléfono móvil pagado por la empresa.

En resumen, si no implementa un sistema virtual de tarjetas de gastos en su empresa, es posible que pronto se tenga que enfrentar a las limitaciones que presentan las tarjetas físicas.

Cómo escoger la mejor solución de tarjetas de gastos para sus empleados

Dar libertad a sus empleados para trabajar frente a mantener un control manual sobre los gastos: este es el conflicto clásico al que se enfrentan fundadores y directores financieros al escoger una solución de gestión de gastos.

Actualmente, es posible abordar ambas cuestiones al mismo tiempo. Sin embargo, para conseguirlo, los directivos deben estar abiertos a explorar algunas alternativas a poseer un número limitado de tarjetas de crédito empresariales.

Esto es lo que debe tener en cuenta al sopesar sus opciones.

Funciones de responsabilidad

Si su objetivo es que su solución de gestión de gastos fomente la cultura de responsabilidad de su empresa, analice cómo pueden ayudarle a conseguirlo las características de la plataforma:

• ¿La plataforma permite que los usuarios accedan a una única tarjeta de gastos y a un informe de gastos individual?
• ¿Qué acceso y qué información tienen los directivos sobre los gastos de los empleados?
• ¿Qué es necesario aprobar para completar un ciclo de informe de gastos?

Integración del presupuesto

Recuerde que la transparencia funciona en ambas direcciones. Aunque puede estar interesado en comprender el comportamiento del gasto o incluso en entrar en detalles de las transacciones, los usuarios de la tarjeta también merecen tener una información similar.

Algunas plataformas de gestión de gastos ofrecen funciones de integración presupuestaria que permiten que los empleados y equipos obtengan visibilidad del ciclo presupuestario actual y los fondos disponibles en tiempo real. Con datos presupuestarios transparentes, pueden tomar decisiones más informadas y abordar los problemas de forma proactiva.

Facilidad de uso

Aunque mantener un control estricto sobre la gestión de los gastos es fundamental para la salud de su empresa, también debe tener en cuenta cómo afecta su sistema al trabajo diario de sus empleados.

Por ejemplo, si las tarjetas de gastos de empleados están extremadamente reguladas y utilizarlas se convierte en una tarea complicada, estará dificultando el trabajo de sus empleados. Esto generará tensiones, en especial entre sus empleados más incondicionales.

Consulte las opiniones de administradores y usuarios para hacerse una idea de lo sencillo que es utilizar plataformas de gestión de gastos.

Aplicaciones web y móviles basadas en la nube

Tanto si su equipo está disperso, trabaja en remoto o sobre el terreno, una solución de gestión de gastos basada en la nube es su mejor opción. Debe ser accesible tanto a través de un buscador como de dispositivos móviles.

Lo ideal es elegir a un proveedor basado en la nube que ofrezca las siguientes funciones principales:

• Captura automática de recibos a través de la aplicación móvil;
• Emisión de tarjetas virtuales y físicas;
• Soluciones de crédito, prepago y débito, si procede;
• Activación y desactivación sencilla de tarjetas de gastos individuales o para equipos;
• Sincronización en tiempo real para obtener información actualizada.

Los mejores proveedores de tarjetas de gastos empresariales

No son pocos los proveedores de Saas que ofrecen soluciones modernas para tarjetas de gastos. Los siguientes 5 proveedores de tarjetas de gastos cuentan con una puntuación de 4,6/5 o superior según los comentarios de Capterra.

• ExpensePoint (4,9/5)
• Pleo (4,9/5)
• Payhawk (4,8/5)
• Haslle (4,6/5)
• Fuell (4,6/5)

Eche un vistazo a las últimas clasificaciones de los proveedores de gestión de gastos para identificar el que mejor encaje con las necesidades de su empresa.

Tenga en cuenta el futuro 

A medida que su empresa crezca, tendrá que seguir decidiendo cuál es la mejor manera de externalizar las tareas administrativas clave. En última instancia, si quiere que su empresa tenga éxito a largo plazo, tendrá que acostumbrarse a delegar.

¿Es realmente necesario que sepa cada vez que debe pedirse un monitor nuevo o dónde comieron sus empleados la semana pasada?

Implementar una solución de gestión de gastos es una decisión liberadora. Dará poder a sus empleados, al tiempo que mantendrá un grado adecuado de supervisión para controlar los gastos.

Su sistema de tarjetas de gastos también puede ayudar a progresar a sus empleados. Cuando se les confían los recursos que necesitan, estas decisiones contribuyen a fomentar una cultura empresarial de lealtad y conexión.

Adopte las herramientas adecuadas y podrá permitir que su personal realice compras de forma segura, eficaz y de conformidad con las normas. Le permitirán centrarse en lo que es más importante: hacer que la empresa crezca, mantener satisfechos a sus inversores y crear un lugar de trabajo que retenga a sus empleados más brillantes.